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Online einkaufen – und für eine Dienstleistung der Stadtverwaltung ein Formular ausfüllen? In der Stadt Olsberg soll dies Schritt für Schritt anders werden. Einstimmig hat jetzt der Hauptausschuss empfohlen, die E-Government-Strategie der Stadt Olsberg zu beschließen und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Und dabei gehe es nicht nur um Formulare oder die Kommunikation mit der Bürgerschaft, machte Bürgermeister Wolfgang Fischer deutlich: „E-Government umfasst alle Prozesse der öffentlichen Verwaltung.“ Deshalb hat die Stadtverwaltung eine 28-seitige E-Government-Strategie entwickelt, die insgesamt zehn Projekte enthält: Das Spektrum reicht dabei von der Einführung elektronischer Akten über die Weiterentwicklung des Bürgerserviceportals sowie die Einführung von Online-Zahlungssystemen bis hin zur Neuausrichtung bestehender Software-Lösungen, dem Thema „OpenData“ – also der Veröffentlichung sämtlicher Rohdaten, die in der Verwaltungsarbeit entstehen – und dem „OpenGovernment“, also der Öffnung der Verwaltung zu noch mehr Transparenz.

Dieser Weg werde die Arbeit öffentlicher Verwaltungen tiefgreifend verändern, so Wolfgang Fischer. Daher ist die Umsetzung der E-Government-Strategie sowohl organisatorisch wie auch finanziell ein Großprojekt. Sie soll schrittweise bis zum Jahr 2027 erfolgen. Erstmals 2018 soll dafür die Summe von 100.000 Euro bereitgestellt werden – ein Auftakt, wie Wolfgang Fischer unterstrich: „So etwas ist keineswegs zum Nulltarif zu haben.“ Zum einen komme die Stadt Olsberg damit aber einer gesetzlichen Pflicht nach. Und zum anderen gehe es darum, Verwaltungsarbeit zukunftsweisend und effizient aufzustellen.

Einführung DMS

Schwerpunkt für das Jahr 2018 wird dabei das Thema E-Akte sein. Dafür soll zunächst der einheitliche Aktenplan in der Stadtverwaltung aktualisiert werden. Ebenso wird ein so genanntes „Dokumenten-Management-System“ (DMS) eingeführt - eine Software, mit der im Idealfall alle Informationsflüsse gebündelt und gesteuert werden. „Einer der großen Vorteile eines DMS-Systems ist der weitestgehende Verzicht der Papierakten in der Verwaltung und die sofortige Verfügbarkeit der Daten“, erläutert Franz-Josef Priebisch, stv. Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste, Bildung, Sport, Freizeit.

Prozess wird fortgeschritten

Schritt für Schritt soll es dann mit anderen Themenfeldern weitergehen, so Bürgermeister Fischer. Die E-Government-Strategie sei dabei kein starres Konzept, sondern eher ein Leitfaden: „Wir wissen nicht, welche technischen Lösungen und Verfahren es in einigen Jahren geben wird – und was sie kosten werden.“ Deshalb gehe es darum, die Strategie ständig weiterzuentwickeln und anzupassen: „Es ist ein Prozess, der fortgeschrieben wird.“

Das „letzte Wort“ habe bei den konkreten Beschlüssen in den kommenden Jahren dann stets der Stadtrat. Einstimmig gab der Hauptausschuss für diesen Weg „grünes Licht“. Eine endgültige Entscheidung zur E-Government-Strategie muss nun der Stadtrat in seiner Sitzung am 15. Februar treffen. Letztlich gehe es dabei um die Zukunft der Verwaltungsarbeit, so Wolfgang Fischer: „Es ist ein richtungsweisender Beschluss.“

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